Resumen general

Summer Discovery ofrece clases gratuitas de jornada completa y actividades de enriquecimiento para alumnos de K-8 en escuelas que cumplen los requisitos, lo que garantiza que los alumnos tengan acceso a experiencias de aprendizaje de alta calidad que los mantengan interesados y preparados para el próximo año escolar. El programa comenzó en el verano de 2024 como una colaboración entre Ballmer Group, Building Impact Partners y United Way for Southeastern Michigan (UWSEM).

Hasta la fecha, UWSEM ha liderado la creación de la marca, los mensajes y las comunicaciones a través de canales pagados, ganados y propios, diseñados para atraer a más escuelas al grupo de socios y animar a las familias a inscribir a sus hijos en esta oportunidad única. El programa ha sido un gran éxito, pasando de ~16,500 inscritos en el primer año a ~27,000 en el verano de 2025. Ahora, con el objetivo de aumentar el número de distritos escolares y organizaciones comunitarias que participan e inscribir a 50,000 estudiantes en el verano de 2026, los socios buscan apoyo en materia de marketing y comunicaciones para ampliar de forma agresiva los esfuerzos de divulgación que aumenten la concienciación y fomenten la participación.

Objetivos de comunicación

1. Aumentar la inscripción llegando de manera efectiva a las familias de los estudiantes elegibles.
2. Mostrar los éxitos del programa de 2024 y 2025 a través de la cobertura mediática.
3. Amplíen las perspectivas de los padres y los estudiantes a través de los medios de comunicación y los canales de contenido propios.
4. Destaquen y promuevan los resultados y el impacto del programa.
5. Establezca el programa como líder en iniciativas de programas de verano.

Público objetivo

1. Familias con estudiantes de K-8 en los condados de Macomb, Oakland y Wayne.
2. Administradores y educadores del distrito escolar
3. Organizaciones comunitarias que ofrecen programas extraescolares.
4. Funcionarios electos, líderes locales, otras partes interesadas potenciales
5. Medios de comunicación (Detroit Free Press, Michigan Chronicle, Outlier Media, Chalkbeat Detroit, Crain’s, Detroit News, etc.)

Acción deseada

1. Los sitios solicitan participar en Summer Discovery
2. Las familias inscriben a sus hijos en Summer Discovery.
3. Los educadores animan a las familias a inscribirse en Summer Discovery.
4. Los líderes locales promueven Summer Discovery entre las familias
5. Los medios de comunicación escriben sobre Summer Discovery

Alcance del trabajo

Colaborar con United Way for Southeastern Michigan, responsable de medios y comunicaciones de Summer Discovery, para proporcionar capacidad adicional para desarrollar un plan integral de marketing y comunicaciones que permita alcanzar los objetivos clave. Todas las propuestas deben incluir una sección que aborde explícitamente la naturaleza colaborativa de este compromiso. La empresa seleccionada trabajará en estrecha colaboración con United Way for Southeastern Michigan y bajo su dirección.

Entregables

Como mínimo, esperamos los siguientes resultados, compartidos entre la empresa seleccionada y UWSEM:

• Cree una estrategia integral de EPO que abarque todo el año natural, ampliando Descubrimiento del verano de 2024: plan de campaña de marketing y comunicaciones.docx y otros activos y recursos de los dos años anteriores de Summer Discovery.
• Desarrollar y supervisar toda la estrategia mediática, incluyendo comunicados de prensa y publicaciones impresas nacionales/locales.
• Redacten plantillas y publicaciones para redes sociales, incluyendo materiales editables para que cada sitio los publique.
• Crear y enviar por correo materiales publicitarios a todos los sitios (por ejemplo, carteles para el césped, pósteres, volantes, etc.).
• Crear y ejecutar campañas de marketing durante la temporada de divulgación (incluyendo publicidad impresa y digital, correo directo y campañas en medios de comunicación de pago); además, realizar un seguimiento de la eficacia de todas las actividades de divulgación para futuras campañas.
• Desarrollar y gestionar un plan para llegar directamente a las familias potenciales (incluyendo tácticas como colgadores para puertas, conversaciones con la comunidad, reuniones municipales, fiestas de barrio y más).
• Elabore un plan para el caso de que sea necesario comunicar una crisis.
• Apoyar el desarrollo del lenguaje para los beneficiarios que son rechazados.
• Brindar apoyo y participar en seminarios web informativos.
• Traduzca diversos materiales a diferentes idiomas según sea necesario.
• Atender las consultas de los medios de comunicación (por ejemplo, figurar como persona de contacto en el sitio web).
• Visitar a los beneficiarios para recopilar y desarrollar una biblioteca de necesidades fotográficas y de vídeo.
• Colaboren con los beneficiarios a través de los responsables del programa y otros miembros del personal de Summer Discovery para elaborar una lista de profesores, familias, etc., a quienes se pueda solicitar presupuestos.
• Proporcionar asesoramiento y apoyo (incluyendo, entre otros: mejores prácticas, redacción publicitaria, diseño y desarrollo) para el sitio web dirigido a las familias.
• Crear una narrativa proactiva y continua sobre los éxitos de Summer Discovery que incorpore a los padres y las familias y promueva los hitos de Summer Discovery y el valor de los programas extraescolares.

Requisitos de la propuesta

Incluya lo siguiente en su propuesta:

Estimación presupuestaria: Costos propuestos y desglose por fase

Las empresas que respondan deben proporcionar una descripción general completa de su empresa, incluidos los subproveedores propuestos. En esta sección se debe detallar lo siguiente:

1. Estructura de la empresa: Describa la estructura legal de su empresa (por ejemplo, sociedad anónima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad colectiva, empresa unipersonal).
2. Años de experiencia: Indique el número de años que su empresa lleva trabajando en el campo del marketing, las comunicaciones y las relaciones públicas.
3. Ubicación y actividades de la oficina principal: Identifique la ubicación de la oficina o oficinas principales que prestarán servicio en este compromiso y describa la gama de actividades que se llevarán a cabo allí. Se valora la presencia local y el conocimiento de la comunidad.
4. Organigrama y currículums: Proporcione un organigrama en el que se indiquen las personas clave que se asignarán a este proyecto, incluidas sus cualificaciones.
5. Lista de clientes: Proporcione una lista de otras organizaciones para las que su empresa ha realizado trabajos similares, incluyendo una breve descripción del proyecto y el nombre y la información de contacto de una persona de contacto. Describa cualquier representación pasada o actual de organizaciones en los sectores educativo, sin fines de lucro o filantrópico.
6. Experiencia en estrategia de comunicación: Describa la experiencia y metodología específicas de su empresa en el desarrollo de estrategias de comunicación para organizaciones con una misión específica.
7. Empresas conjuntas/asociaciones: Si su propuesta implica una empresa conjunta o una asociación de empresas, explique cómo se gestionará y distribuirá el trabajo. Proporcione una lista de todos los miembros del equipo y socios, incluyendo sus calificaciones. Describa la experiencia previa de su empresa trabajando con estos profesionales.
8. Servicios internos frente a servicios subcontratados: Indique claramente qué servicios se prestarán internamente y cuáles se subcontratarán a empresas externas. Si se va a recurrir a subcontratistas, detalle la experiencia de su empresa y el proceso que sigue para gestionar estas relaciones.

Cronología

3 de septiembre: Publicación de la solicitud de propuestas
17 de septiembre: Fecha límite para presentar propuestas
1 de octubre: Inicio del proyecto

Criterios de evaluación

Las propuestas se evaluarán en función de los siguientes criterios:

• Experiencia y creatividad demostradas
• Alineación con los objetivos del proyecto y los valores de la organización.
• Calidad del enfoque propuesto
• Rentabilidad y valor
• Referencias de clientes y muestras de trabajo

Instrucciones para el envío

Envíen sus propuestas a liveunited@unitedwaysem.org